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El aviso que nadie tiene que acordarse de mandar
Cómo avisar automáticamente cuando se libera una nueva versión de un informe, sin depender de que alguien recuerde escribir al equipo. Power BI Pro, Power Automate estándar, sin rol de administrador.
Por Glenda Piñero Muñoz · · 22 min de lectura
«Nos avisamos antes de publicar» es de esos acuerdos que se cumplen dos semanas. Lo conté en el artículo del método: no falla por dejadez, falla porque el aviso compite con veinte cosas más y pierde. Surge algo urgente, publicas, cierras el portátil, y alguien se pasa la tarde trabajando encima de una copia que ya está vieja.
En aquel artículo, los acuerdos de trabajo terminaban en un paso que decía «avisar al equipo», con una nota al margen: automatizable. Eso es lo que decidí hacer, quitarle ese paso a las personas. Así que esto es lo que monté, con lo que tenía a mano: Power BI Pro, Power Automate estándar, SharePoint y Outlook. Sin Power Automate Premium, sin capacidad Fabric y sin pedir rol de administrador.
En 20 segundos
Sí se puede automatizar el aviso con licencia Pro y conectores estándar. La clave es no intentar detectar directamente la publicación en Power BI Service, sino observar el check-in del archivo .pbix en SharePoint.
El flujo detecta el cambio, comprueba que el archivo ya fue liberado, recupera el comentario de check-in y envía el aviso. Todo lo demás de este artículo son los filtros que hicieron falta para que no acabara siendo ruido.
01 · El resultadoQué vamos a conseguir
Cuando una persona termina de trabajar en el informe, el proceso queda así:
El correo que llega incluye el archivo, la persona que lo modificó, la fecha y hora en horario local, el comentario del cambio y el enlace al archivo.
Una publicación, un aviso. Ese fue el criterio con el que descarté todo lo demás.
02 · La decisión importanteQué significa «publicar»
Aquí está la primera decisión. Cuando me planteé la pregunta —«¿se puede avisar cuando se publica un informe?»— me di cuenta de que el problema estaba en qué es realmente publicar. «Publicar» puede significar varias cosas, aunque te parezca que no es así, y no todas son detectables con esta solución.
| Evento | ¿Detectable? |
|---|---|
| Subir el informe directamente a Power BI Service | No |
| Terminar una actualización de datos | No de forma nativa |
Hacer check-in de una nueva versión del .pbix | Sí |
Me quedé con la tercera, y no solo por descarte: es la que significa lo que quiero comunicar. Cuando alguien libera el archivo con su comentario, ese es el momento exacto en que las copias del resto del equipo dejan de ser la última versión.
Importante
El flujo observa SharePoint, no Power BI Service. Si alguien publica directamente desde Power BI Desktop sin pasar por el proceso de check-out y check-in, la alerta no lo detectará.
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